まず、インボイス（適格請求書、適格簡易請求書、適格返還請求書）を交付した場合、その控えを７年間保管する義務があります。

エクセルやワードで作成したインボイスを、紙で出力して交付した場合は、インボイスの写しを紙で保管するか、又は、データで保存することになります。

ただし、データで保存する場合は注意が必要で、電子帳簿保存法に規定するシステム関係書類等の備付などの措置が必要になります。

また、エクセルやワードで出力したインボイスに、手書きで新たな情報を付加した場合は、その控えを紙で保管する必要があるので注意が必要です。
なお、出力したインボイスに、代表者印等を押印して交付するような場合は、データ保存も認められます。